Likwidacja firmy może być męcząca i pracochłonna dla osoby zarządzającej przedsiębiorstwem lub jednoosobową działalnością. W tym kontekście warto pamiętać o konieczności dokonania wszystkich rozliczeń np. z pracownikami oraz kontrahentami. Przy likwidacji nie można też zapominać o takich formalnościach jak chociażby wyrejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG. Przedsiębiorca zaabsorbowany bieżącymi tematami, które wymusza likwidacja firmy, często nie pamięta o pozornie mało ważnej kwestii, jaką jest przechowywanie dokumentacji firmowej. Tymczasem likwidacja firmy wcale nie zwalnia z obowiązku odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji dotyczącej np. stosunków prawnych z pracownikami lub rozliczeń podatkowych. Zaniedbania w tym względzie mogą rodzić przykre konsekwencje. Dlatego postanowiliśmy wyjaśnić, jak powinny być przechowywane dokumenty po likwidacji firmy – również w ramach odpowiedzi na często zadawane pytania (FAQ).
W pierwszej kolejności, warto zająć się ciekawym tematem, jakim jest przechowywanie dokumentów podatkowych po likwidacji firmy. Przedsiębiorcy zwykle zdają sobie sprawę, że dokumentacja finansowo-podatkowa nie powinna być niszczona bezpośrednio po zakończeniu działalności gospodarczej. Identyczna zasada dotyczy oczywiście firm prowadzących swoją działalność w formie spółki osobowej lub kapitałowej (np. spółki z o.o.). Likwidacja firmy zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej dopiero po upływie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W nawiązaniu do powyższych informacji warto przypomnieć, że zobowiązanie podatkowe zasadniczo przedawnia się po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zobacz: art. 70 par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa). Pamiętajmy jednak, że termin przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu w razie rozłożenia spłaty zaległości podatkowej/podatku na raty lub odroczenia terminu płatności. Poza tym bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpoczyna się, a jeśli był rozpoczęty, to ulega zawieszeniu w sytuacji, gdy wszczęto postępowanie w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe (za wiedzą podatnika) albo jeśli zobowiązanie podatkowe zostało zakwestionowane przed sądem. Z kolei ogłoszenie upadłości “zeruje” termin przedawnienia, który biegnie na nowo dopiero po zakończeniu postępowania upadłościowego.
Ordynacja podatkowa wymienia również inne szczegółowe zasady związane z przedawnieniem zobowiązań podatkowych. Warto chociażby zwrócić uwagę, że przedawnieniu nie podlegają zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Przedłużony termin przedawnienia oczywiście oznacza, że likwidacja firmy będzie skutkowała koniecznością dłuższego przechowywania pozornie niepotrzebnej dokumentacji. Umowa spółki lub uchwała wspólników powinna wskazywać osobę zobowiązaną do przechowywania dokumentów księgowych oraz podatkowych. W razie wątpliwości, przechowawcę wyznaczy sąd rejestrowy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, nie będzie podobnych wątpliwości, bo dokumentację podatkową (np. KPIR wraz z fakturami i innymi dokumentami) musi przechowywać były przedsiębiorca – przynajmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Likwidacja firmy skutkuje również dość często pytaniami o zasady przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników. W tej kwestii przepisy też są dość restrykcyjne dla przedsiębiorcy, co ma związek z koniecznością ochrony interesów zatrudnionych wcześniej osób. Warto wiedzieć, że kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do odpowiedniego przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, a także w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Wspomniany obowiązek trwa przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (o ile przepisy odrębne nie przewidują innych zasad). Obowiązek dłuższego przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy sytuacji, w której te dokumenty stanowią/mogą stanowić dowód na potrzeby toczącego się postępowania. Chodzi zarówno o postępowanie, którego pracodawca jest stroną, jak i każde inne postępowanie, o którym wiadomo pracodawcy (zobacz: E. Maniewska [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024, art. 94(4)).
Należy dodać, że obowiązki pracodawcy związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo rozporządzenie. Mowa o Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Ten akt prawny wskazuje, że wymagania związane z odpowiednim przechowywaniem dotyczą też dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Chodzi m.in. o to, aby dane były zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych lub przypadkowym skasowaniem. Poza tym dokumentacja pracownicza powinna być archiwizowana w sposób zapewniający dostęp osobom mającym takie prawo (m.in. byłym pracownikom).
Niezmiernie ważny jest fakt, że w pewnych przypadkach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został wydłużony aż do 50 lat. Najdłuższy, pięćdziesięcioletni i bezwarunkowy okres dotyczy sytuacji, w której pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r. Takich osób jest jeszcze całkiem sporo. W przypadku pracowników zatrudnionych po raz pierwszy pomiędzy 1 stycznia 1999 r. oraz 31 grudnia 2018 r., termin pięćdziesięcioletni może zostać skrócony do 10 lat jeśli pracodawca złożył oświadczenie ZUS OSW oraz raport ZUS RIA. Jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą dotyczącą osób nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku, to obowiązuje wspomniany wcześniej termin dziesięcioletni. Ten termin dotyczy zarówno akt pracowniczych, jak i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.
Czy to prawda, że firmy, które skorzystały z pomocy publicznej muszą dłużej przechowywać swoje dokumenty księgowe?
Tak, przedsiębiorcy korzystający w przeszłości z pomocy publicznej, której zasady określa ustawa o specjalnych strefach ekonomicznych, muszą dłużej przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z prowadzeniem księgowości. Takie przechowywanie dokumentów jest wymagane do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych ze zwrotem pomocy publicznej (10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy – zobacz artykuł 12c ustawy z dnia 20 października 1994 r. o specjalnych strefach ekonomicznych).
Jakie konsekwencje grożą pracodawcy, który zlekceważył obowiązek odpowiedniego przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Lekceważenie obowiązku związanego z odpowiednim przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi surowymi karami, które określa kodeks pracy. Pracodawca, który nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez minimalny okres wskazany przez przepisy lub pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem/zniszczeniem, będzie podlegał karze grzywny wynoszącej od 1000 zł do 30 000 zł.
Czy przechowywanie dokumentacji pracowniczej można zlecić wyspecjalizowanym firmom?
Tak, na krajowym rynku są już firmy oferujące usługi archiwizacyjne, które mają odpowiednie zgody wydane przez marszałka województwa oraz Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.
Czy pracownik może odebrać dokumentację po terminie przechowywania?
Pracownik może odebrać swoją dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania. Później (w terminie do 12 miesięcy) dokumentacja jest niszczona.
