Numer księgi wieczystej może być bardzo użyteczną informacją, gdyż pozwala sprawdzić na przykład stan prawny interesującej nas nieruchomości. Jednak nie zawsze ustalenie takiego numeru jest łatwe. Dlatego w internecie dość często zadawane jest pytanie, jak znaleźć numer księgi wieczystej. Postanowiliśmy wyjaśnić jak osoba niebędąca właścicielem nieruchomości może sprawdzić taki numer.
Odpowiedź na tytułowe pytanie warto rozpocząć od omówienia najprostszej sytuacji. Mówimy o przypadku, w którym osoba zamierzająca sprawdzić informacje związane z działką jest właścicielem nieruchomości lub na przykład jej dzierżawcą. Pamiętajmy, że niezależnie od posiadania jakiegokolwiek prawa lub roszczenia związanego z daną nieruchomością, można sprawdzić informacje na jej temat przy pomocy portalu Elektroniczne Księgi Wieczyste (https://ekw.ms.gov.pl) prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Ten serwis wymaga jednak podania pełnego numeru księgi wieczystej.
Właściciel nieruchomości nie powinien mieć problemu ze znalezieniem numeru księgi wieczystej, ponieważ wspomniany numer będzie znajdował się na przykład w dokumencie potwierdzającym prawo własności. Przykładem jest umowa sprzedaży lub darowizny w formie aktu notarialnego, postanowienie sądu o podziale spadku, notarialny protokół dziedziczenia lub akt własności ziemi. Poza tym numer księgi wieczystej jest wymieniony w wielu dokumentach urzędowych i finansowych, które może otrzymać właściciel nieruchomości. Przykład stanowi umowa kredytu mieszkaniowego. W pierwszej kolejności trzeba jednak szukać dokumentów potwierdzających prawo własności nieruchomości.
Natomiast osoba posiadająca na przykład umowę najmu lub dzierżawy danej nieruchomości, powinna poszukać informacji o numerze księgi wieczystej właśnie w tym dokumencie. Istnieje bowiem duże prawdopodobieństwo, że numer księgi wieczystej będzie wymieniony w umowie (zwłaszcza dotyczącej gruntu). Oczywiście, jest też możliwość zapytania właściciela, od którego na przykład wynajmujemy lub dzierżawimy daną nieruchomość o numer księgi wieczystej. Odpowiedź na pytanie, jak znaleźć numer księgi wieczystej staje się trudniejsza jeśli nie jesteśmy właścicielami nieruchomości, a także z różnych względów nie mamy możliwości uzyskania odpowiednich informacji od właściciela.
Osoba nieposiadająca potrzebnego numeru i sprawdzająca online jak znaleźć numer księgi wieczystej, dość szybko może natrafić na portale oferujące odpłatne usługi. Chodzi o podanie internaucie numeru księgi wieczystej na podstawie innych danych (najczęściej adresu). Wspomniane portale zaczęły zarabiać więcej pieniędzy, gdy z rządowego serwisu Geoportal.gov.pl zniknęły informacje dotyczące numerów ksiąg wieczystych nieruchomości gruntowych oraz lokalowych. Ta zmiana jest efektem interwencji Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Po działaniach UODO oraz sporze sądowym, numery ksiąg wieczystych na dobre zniknęły z Geoportalu.
Opisywana sytuacja zwiększyła zainteresowanie portalami zarejestrowanymi w egzotycznych miejscach (np. na Seszelach). Oferują one internautom ustalenie numeru księgi wieczystej na podstawie adresu. Taka usługa związana ze sprawdzeniem jednego numeru księgi wieczystej kosztuje na przykład 40 zł – 50 zł. Wiele osób zadających pytanie jak znaleźć numer księgi wieczystej może być zainteresowanych tym, skąd zagraniczne serwisy mają informacje na temat numerów ksiąg wieczystych. Można przypuszczać, że odpowiednie dane zostały pozyskane np. z Geoportalu (kiedy jeszcze ujawniał on numery KW). W związku z powyższym, pojawiają się wątpliwości co do aktualności danych dostępnych odpłatnie. Nieruchomości (np. lokalowe) z niedawno założonymi księgami wieczystymi mogą być nieuwzględnione.
Rozwiązaniem opisywanego wyżej problemu byłoby ponowne udostępnienie przez państwo opcji łatwego ustalenia numeru księgi wieczystej po adresie nieruchomości (np. za pośrednictwem Geoportalu). Na razie jednak się na to nie zanosi. Między innymi z powodu wymagań stawianych przez rozporządzenie RODO oraz stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Oczywiście, o legalności w kontekście zasad ustalonych przez RODO nie można też mówić w przypadku portali zarejestrowanych na Seszelach, które sprzedają informacje na temat polskich nieruchomości. Późnym latem 2023 r. pojawiły się informacje, że Prokuratura Okręgowa w Warszawie prowadzi śledztwo w sprawie nielegalnego przetwarzania danych osobowych przez zagraniczne podmioty.
Ze względu na niemałe opłaty naliczane przez portale handlujące danymi z ksiąg wieczystych, dość często pojawia się pytanie jak znaleźć numer księgi wieczystej za darmo lub zupełnie legalnie. Warto wiedzieć, że możliwość legalnego pozyskania numeru KW istnieje, choć będzie ona bardziej problematyczna niż zakup przez internet informacji sprzedawanych w sposób nie do końca legalny. Mianowicie, istnieje możliwość sprawdzenia numeru księgi wieczystej (dla nieruchomości o danym adresie lub numerze ewidencyjnym) z pomocą sądu albo starostwa powiatowego. Starostwo prowadzi ewidencję gruntów i budynków, która dla każdej działki ewidencyjnej posiadającej księgę wieczystą prezentuje odpowiedni numer KW.
Natomiast sąd wieczystoksięgowy (jak sama nazwa wskazuje) jest w posiadaniu informacji wiążących numery KW na przykład z adresami nieruchomości. Pozyskanie odpowiednich informacji od każdej z tych instytucji będzie wymagało złożenia wniosku. Osoba niebędąca właścicielem nieruchomości w składanym wniosku będzie musiała udowodnić swój interes prawny. Na pewno dostatecznym interesem prawnym nie jest zwykła ciekawość zmierzająca do ustalenia właściciela nieruchomości. Odpowiednim uzasadnieniem dla składanego wniosku może być na przykład toczące się postępowanie spadkowe lub chęć wyegzekwowania długów.
Jeżeli chodzi o procedurę w starostwie powiatowym, to osoby pytające jak znaleźć numer księgi wieczystej powinny wiedzieć, że urząd za odpowiednią opłatą (wynoszącą od 25 zł do 50 zł), wyda im po prostu pełen wypis z rejestru gruntów lub rejestru lokali. Tak więc, zupełnie darmowe pozyskanie informacji jest niemożliwe. W razie braku uzasadnienia interesu prawnego, uzyskany wypis nie będzie posiadał informacji o numerze księgi wieczystej nieruchomości. Pewnym atutem procedury urzędowej jest możliwość złożenia wniosku przez system ePUAP.
Jeśli wybierzemy wniosek składany w wydziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego (właściwego dla położenia danej nieruchomości), to trzeba się liczyć z opłatą wynoszącą 20 zł. Będzie to opłata od wniosku o odpis księgi wieczystej. Odpowiedni wniosek, który nie posiada jednolitego wzoru, trzeba skierować do przewodniczącego wydziału ksiąg wieczystych. W razie negatywnego stanowiska przewodniczącego wydziału, wnioskodawcy przysługuje skarga do prezesa sądu rejonowego.
Czy korzystanie z portali sprzedających informacje z ksiąg wieczystych może powodować konsekwencje dla internautów?
Nie wydaje się, aby zakup informacji o numerze księgi wieczystej mógł skutkować negatywnymi następstwami dla płacącego za takie dane. Tym niemniej, warto wziąć pod uwagę możliwość opisywanego powyżej, legalnego pozyskania takich informacji.
Czy agent nieruchomości powinien podać numer księgi wieczystej domu, lokalu lub niezabudowanego gruntu, który mnie interesuje?
Tak, pośrednik w razie zainteresowania nieruchomością powinien przekazać pełny numer księgi wieczystej. Warto samodzielnie zweryfikować informacje o nieruchomości przy wykorzystaniu takiego numeru na stronie prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Niechęć do ujawnienia informacji o stanie prawnym nieruchomości stanowi duży sygnał ostrzegawczy.
