W doniesieniach medialnych czasem pojawia się informacja, że ktoś pełni rolę prokurenta. Takie sformułowanie oznacza, że dana osoba fizyczna otrzymała od przedsiębiorcy specjalny rodzaj pełnomocnictwa związany z prowadzeniem firmy. Ustanowienie prokurenta jest rozwiązaniem dość często wykorzystywanym przez przedsiębiorców, którzy chcieliby oszczędzić sobie kłopotów związanych z załatwianiem codziennych spraw i reprezentowaniem firmy na przykład w sądzie i urzędach. Dzięki ustanowieniu prokurenta lub prokurentów, właściciel albo zarząd firmy może zająć się kwestiami powiązanymi na przykład z bardziej długoterminowym planowaniem działalności gospodarczej. Prokurentem zwykle zostaje osoba dobrze znana zarządowi lub właścicielowi firmy, której można zaufać. Tym niemniej, odpowiedzialność prokurenta wydaje się bardzo istotną kwestią. Postanowiliśmy ją zatem krótko opisać. Najpierw warto jednak przypomnieć podstawowe informacje związane z tym, kim jest prokurent, a także jakie zadania może pełnić.
Zasady na jakich opiera się odpowiedzialność prokurenta (określone przez kodeks cywilny) łatwiej będzie zrozumieć jeśli najpierw przypomnimy sobie krótko, kim wedle przepisów jest prokurent, a także do czego służy prokura. Przepisy kodeksu cywilnego wyjaśniają, że prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa udzielony przez przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG lub KRS. Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych oraz pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa i polegających na ujawnianiu woli mocodawcy na zewnątrz. Co do zasady, zakresu prokury nie można ograniczyć względem osób trzecich. W stosunku do zwykłego pełnomocnictwa prokura wyróżnia się ograniczeniem kręgu udzielających jej wyłącznie do przedsiębiorstw. Pamiętajmy również o obowiązku ujawnienia prokury w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Prokura cechuje się także ustawowo określonym zakresem, który jest szerszy niż w przypadku pełnomocnictwa zwykłego.
Orzecznictwo sądowe oraz literatura potwierdza, że zakres działania prokurenta jest szeroki. Adekwatnie szeroka jest również odpowiedzialność prokurenta za podejmowane czynności. Pod pojęciem umocowania prokurenta do czynności sądowych oraz pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa należy rozumieć „czynności w ramach stosunków pracy z przedsiębiorcą, czynności wekslowe, czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ale nie o charakterze strukturalnym, ale funkcjonalnym, nie tylko w sferze cywilnoprawnej, lecz także w sferze administracyjnoprawnej (np. ubieganie się o wydanie zezwolenia na prowadzenie określonej działalności gospodarczej) i karnoprawnej” (zobacz: M. Glicz [w:] Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany, red. M. Balwicka-Szczyrba, A. Sylwestrzak, LEX/el. 2023, art. 109(1)).
Kodeks cywilny wskazuje, że z zakresu prokury wyłączone są czynności prawne związane ze zbyciem przedsiębiorstwa, oddaniem go do czasowego korzystania, przeniesieniem prokury, a także ze zbywaniem i obciążaniem nieruchomości. Do wykonania tych czynności potrzebne będzie pełnomocnictwo szczególne dla prokurenta. Poza tym prokurent nie może: składać wniosku o upadłość przedsiębiorcy, wykonywać czynności, do których ważności konieczna jest zgoda organu przedsiębiorcy, zgłaszać prokury do rejestru, a także inicjować zmian organizacyjnych w firmie.
Jeżeli chodzi o teoretyczne aspekty związane z prokurą, to ważną kwestią wydaje się temat udzielenia takiego specjalnego pełnomocnictwa wielu osobom. Kodeks cywilny w artykule 1094 informuje, że prokura może zostać udzielona kilku osobom łącznie. Wtedy mamy do czynienia z tak zwaną prokurą łączną. Drugi przypadek to osobne udzielanie prokury każdemu prokurentowi. W takim przypadku związanym z tzw. prokurą samoistną, każdy z prokurentów dokonuje samodzielnie czynności sądowych i pozasądowych w imieniu swojego mocodawcy.
Co ważne, obowiązujące przepisy nie przewidują ograniczenia dotyczącego liczby udzielonych prokur. Jednak większa liczba prokurentów stwarza w praktyce problemy związane z ustalaniem zakresu umocowania. Trzecim wariantem poza prokurą samoistną oraz łączną jest tak zwana prokura mieszana. Przewiduje ona umocowanie do wykonywania również lub wyłącznie czynności razem z członkiem organu zarządzającego spółki lub z wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej. Skoro już wiemy, jakie mogą być rodzaje prokury oraz kompetencje prokurenta, to teraz warto wyjaśnić, jak wygląda odpowiedzialność prokurenta.
Co ważne, w przepisach kodeksu cywilnego dotyczących prokury nie znajdziemy informacji o tym, jak powinna wyglądać odpowiedzialność prokurenta. Takie rozwiązanie, na które zdecydowali się autorzy kodeksu cywilnego sugeruje, że odpowiedzialność prokurenta została uregulowana przez ogólne przepisy kodeksowe. Rzeczywiście, sytuacja wygląda właśnie tak. Literatura zwraca uwagę, że odpowiedzialność prokurenta została uregulowana jako tak zwana odpowiedzialność deliktowa, o której mówi artykuł 415 kodeksu cywilnego oraz następne przepisy KC. Wykazanie, że występuje odpowiedzialność prokurenta jest możliwe pod warunkiem spełnienia kilku przesłanek. W przeciwnym razie, powództwo zostanie prawdopodobnie odrzucone przez sąd. Mowa o następujących przesłankach: wystąpieniu szkody, stwierdzeniu zawinionego działania prokurenta (tzn. działania lub zaniechania) oraz istnienie związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem prokurenta oraz wystąpieniem szkody.
Warto zwrócić uwagę, że prokurent może być oskarżony nie tylko o działanie lub zaniechanie będące naruszeniem przepisów, ale również o złamanie zasad współżycia społecznego (zobacz: Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 25 stycznia 2017 r. – sygnatura akt: I ACa 1952/15). Tak więc odpowiedzialność prokurenta jest możliwa nawet jeśli nie doszło do obiektywnego naruszenia jakiejś konkretnej normy prawnej. Należy pamiętać, że odpowiedzialność prokurenta na podstawie artykułu 415 KC oraz następnych przepisów kodeksu cywilnego jest możliwa również jeśli wina ma charakter nieumyślny związany z niedbalstwem i niezachowaniem należytej staranności. Każdy rodzaj zawinienia jest wystarczającą podstawą do wytoczenia powództwa przeciwko prokurentowi (zobacz: G. Kamieński, 5.2. Odpowiedzialność deliktowa prokurenta [w:] Istota prokury i zasady odpowiedzialności prokurenta, Warszawa 2019). Warto oczywiście pamiętać, że po stronie powoda leży ciężar dowodu, czyli konieczność wykazania związku pomiędzy postępowaniem prokurenta oraz powstaniem szkody.
W ramach odpowiedzialności deliktowej, prokurent odpowiada zarówno za rzeczywistą stratę (damnum emergens), jak i utracone korzyści (lucrum cessans). Co ważne, szkoda w postaci utraconych korzyści nie może być całkowicie hipotetyczna. To zasada, która znajduje zastosowanie również w innych przypadkach odpowiedzialności na podstawie artykułu 415 kodeksu cywilnego. Dość restrykcyjny charakter, jaki ma odpowiedzialność prokurenta sprawia, że osoby wykonujące prokurę czasem korzystają ze specjalnych ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej (OC). Polisy OC oferowane członkom zarządów i członkom rad nadzorczych często przewidują również możliwość objęcia ochroną także prokurenta. Warto jednak pamiętać, że ochrona ubezpieczeniowa dla prokurenta nie obejmuje np. skutków umyślnego działania oraz skutków przestępstwa albo działania mającego na celu uzyskanie korzyści osobistej. Ogólne warunki ubezpieczenia (OWU) zwykle wskazują również inne przykłady sytuacji, w których prokurent będzie musiał wypłacić świadczenie dla poszkodowanego/poszkodowanych z własnej kieszeni.
